1. 湘潭市城市城建檔案館檔案館概況
湘潭市城市城建檔案館是一個集中統一管理全市城建檔案的專業性檔案部門，由湘潭市人民政府下屬的科學技術事業單位，受市住房和城鄉建設局直接領導，檔案業務工作受市檔案行政管理機關的監督、檢查和指導。其主要職責是接收和保管全市重要的需永久和長期保管的城市建設檔案資料，對接收進館的檔案資料進行科學管理，積極開展利用工作，為城市建設各項工作服務，根據城市規劃、建設、管理和科研工作的需要，研究、整理、匯編有關資料，對全市形成城建檔案的單位的城建檔案工作進行監督、檢查和指導，並參加重點工程的竣工驗收。此外，市城建檔案館還為市屬城市建設專業單位提供技術處理手段和咨詢服務，建立健全技術處理系列，使城建檔案館成為城建檔案資料的儲存、利用、咨詢、信息交流中心。同時，草擬城建檔案工作規章、辦法，建立市城建檔案工作制度，指導和監督市住房和城鄉建設局系統基層科技檔案工作，根據城鄉建設部有關規定、制訂我市有關城建檔案保存價值，保管期限的原則和標准、監督和審議有關檔案的銷毀，組織和指導城建檔案工作經驗的交流和檔案工作人員的專業教育、培訓，協調城建檔案工作與各方面的關系。
市城建檔案館內部設有多個部門，包括辦公室、業務指導室、檔案整理工作室和信息室，分別負責行政職能、檔案收集計劃、檔案整理、信息管理和數字檔案系統完善等工作。人員配備方面，隨著歷年編制的增加，現有編制十八名，十六名在職人員中，均具中專以上學歷，包括檔案、圖書情報、工民建、文秘、園林等專業人員，其中十四人具高、中、初級技術職稱。
館庫情況方面，新館庫工程投資200萬元，建築面積2468.5平方米，位於熙春路15號，分為庫房和辦公用房兩個功能區，共4層8間和5層25間。館內現有各種檔案資料櫃172個，密集架236組，配備有檔案保管保護及開發利用設備，包括電腦、空調機、去濕機、傳真機、復印機、掃描儀等，以及防盜、自動消防報警滅火系統、聯網警報系統，確保檔案資料的妥善保存，逐步實現了檔案管理手段現代化。
為加強我市城建檔案的管理，先後頒發了6個地方性城建檔案法規文件，確保依法治檔，包括湘潭市城市基本建設檔案管理暫行辦法、關於測繪檔案改由湘潭市城建檔案館管理的通知、關於貫徹「湖南省關於對城市建設工程實行交付竣工檔案資料保證金的通知」的通知、關於縣、區設立城鎮基本建設檔案室和配備檔案專職人員的通知、湘潭市建設工程竣工檔案驗收暫行辦法和關於加強建築工程竣工檔案管理的通知。此外，館內建立健全了一整套檔案操作及管理的規章制度，包括湘潭市城建檔案分類大綱、湘潭市城建檔案保管期限和保密等級劃分規定、檔案館、組室、崗位職責范圍、檔案資料查借閱制度、安全消防制度、電器設備操作制度、圖書資料查借閱制度等27項，編有《湘潭市城建檔案館規章制度匯編》。
湘潭市城建檔案館通過建立工作網路，確保城建檔案的有效管理，疏通城建收集渠道，搞好城建檔案信息開發、利用服務，核心網路體系包括湘鄉市、韶山市城建檔案館、湘潭縣城建檔案館、雨湖區、岳塘區、高新區建設局檔案室、住房和城鄉建設局系統各局、辦、司、處和所屬部分企事業單位檔案室、省、市重點建設工程指揮部和基建任務較多的大、中型企業、與城建檔案關系密切的交通、郵電、國土、電業、統計、氣象、水文部門。通過建立這一網路體系，湘潭市城建檔案館有效整合和利用了全市的城建檔案資源，為城市建設工作提供了有力的支持和保障。